Klarheit über Prozessautomatisierung

Stell Dir vor, Du hast eine täglich gleichbleibende Liste mit Aufgaben. Mit der Automatisierung von Prozessen übergibst Du diese Liste einer Software wie FLOWZILLA, die alles perfekt und Schritt für Schritt für Dich erledigt. Und das um ein Vielfaches schneller als Du es könntest. Ein Tool für die Prozessautomatisierung funktioniert 24/7 und kann auch Abläufe außerhalb der regulären Arbeitszeiten durchführen. So kannst Du dich auf die wichtigen Aufgaben konzentrieren und Deine Arbeitsabläufe optimieren. Durch Zuhilfenahme einer Software für Prozessautomatisierung lassen sich Fehler minimieren und die Effizienz erhöhen. Alles läuft reibungslos, selbst ohne Deine ständige Überwachung.

Prozessautomatisierung kann in verschiedenen Bereichen eines Unternehmens angewendet werden, einschließlich der Fertigung, des Marketings, des Kundendienstes und der Personalabteilung. Sie umfasst nicht nur die Automatisierung einfacher, wiederholender Aufgaben, sondern auch komplexer Workflows, die mehrere Systeme und Abteilungen umfassen. Dies führt zu einer erheblichen Zeitersparnis und ermöglicht es den Mitarbeitern, sich auf strategischere und wertschöpfendere Aufgaben zu konzentrieren.

Oftmals wird auch von Business Process Automation (BPA) gesprochen. In den Anfängen des Business Process Management (BPM) war die BPA nur ein kleiner Aspekt. Doch mittlerweile ist die Prozessautomatisierung einer der bedeutendsten Bausteine in der digitalen Transformation für Unternehmen. Im digitalen Wandel wird viel auf Technologien wie KI oder Maschine Learning gesetzt. Verbindet man die Softwarelandschaft eines Unternehmens, ergibt sich eine nahezu grenzenlose Skalierbarkeit für Unternehmen.

Was ist Prozessautomatisierung?

Prozessautomatisierung bedeutet, wiederholende und zeitraubende Aufgaben mithilfe von Technologie zu erledigen. Anstatt täglich manuell dieselben Schritte auszuführen, übernimmt eine Software diese Tätigkeiten. Dies optimiert nicht nur den eigenen Workflow, sondern auch den des Unternehmens, reduziert Fehler und erhöht die Effizienz, wodurch die Geschäftsprozesse beschleunigt werden. Dadurch gewinnst Du mehr Zeit für kreative oder strategische Arbeiten.

Warum ist Prozessautomatisierung wichtig?

In einer zunehmend sich immer schneller wandelnden Wirtschaft stoßen Unternehmen immer wieder auf ein Problem: Den Fachkräftemangel! In allen Bereichen innerhalb einer Organisation fehlt es an wertvollen Ressourcen, die Arbeit bleibt liegen und Mitarbeiter leisten Überstunden.

Wer auf Automatisierung setzt, spart Zeit und Kosten bei Mitarbeitern, verbessert die Genauigkeit und entlastet Mitarbeiter von Routinetätigkeiten. Unternehmen können so schneller auf Veränderungen reagieren und bleiben wettbewerbsfähig. Dies führt zu höherer Produktivität und besseren Geschäftsergebnissen und im besten Fall zu motivierteren Mitarbeitern.

Vorteile der Prozessautomatisierung

  • Fehlerreduktion und Qualitätssteigerung: Automatisierte Prozesse führen Aufgaben immer auf die gleiche Weise aus, was Fehler minimiert und die Zuverlässigkeit erhöht. Dies ist besonders wichtig in Bereichen wie der Produktion, wo Fehler kostspielig sein können.
  • Kostenersparnis: Weniger manuelle Arbeit bedeutet geringere Personalkosten. Effizientere Abläufe sparen zudem Zeit und Ressourcen. Die Investition in Automatisierungstechnologie amortisiert sich häufig schnell durch die erzielten Einsparungen in der Regel nach 18 Monaten.
  • Fokus auf wertschöpfende Tätigkeiten: Durch effizientere Abläufe können Mitarbeiter sich auf höherwertige Aufgaben konzentrieren, was Zufriedenheit und Innovationskraft fördert. Dies kann auch die Mitarbeiterbindung erhöhen, da sich die Mitarbeiter auf ihre Stärken konzentrieren können.
  • Flexibilität: Automatisierte Prozesse lassen sich leicht an die Anforderungen eines Unternehmens anpassen. Neue Workflows können schnell implementiert und bestehende angepasst werden, um auf sich ändernde Geschäftsanforderungen zu reagieren.

Wie funktioniert Prozessautomatisierung?

Prozessautomatisierung erfolgt durch den Einsatz von Software, in der von einfachen bis hin zu komplexen Prozessketten und auch systemübergreifende Workflows erstellt werden können. Die group24 AG hat mit FLOWZILLA eine NoCode / Low-Code Anwendung entwickelt. Diese Cloudplattform verbindet die verschiedensten Services und Anwendungen, automatisiert effizient manuelle Prozesse und ermöglicht die nahtlose Integration von Daten in allen Systemen.

Eine der Schlüsseltechnologien in der Prozessautomatisierung ist die Robotic Process Automation (RPA). RPA-Tools verwenden Software-Roboter, um menschliche Interaktionen mit digitalen Systemen zu imitieren. Diese Roboter können Daten eingeben, Dateien verschieben, Anwendungen öffnen und schließen und vieles mehr. Durch die Kombination von RPA mit KI und Machine Learning können noch komplexere und intelligentere Automatisierungsprozesse realisiert werden.

Automatisierung muss als ein strategisches Projekt im gesamten Unternehmen eingeführt und etabliert werden. Prozesse in isolierten Systemen schaVen zwar eine kleine Abhilfe, aber unterbindet keine Silos, die wiederum manueller Prozesse bedürfen um Daten von A nach B zu implementieren.

Zwei Praxisbeispiele der Prozessautomatisierung

Die Implementierung von Prozessautomatisierung in der Praxis zeigt die Vielfalt und Flexibilität von Automatisierungslösungen. Unternehmen verschiedenster Branchen haben bereits erfolgreich Prozesse automatisiert und dabei beeindruckende Ergebnisse erzielt. Hier sind nur zwei Beispiele aus der Welt der Prozessautomatisierung:

Finanz- und Buchhaltung

Beispiel: Automatisierter Abgleich der offene Posten Liste

Problem: In DATEV werden alle Ausgangsrechnung gepflegt. Das ERP-System hat keine Schnittstelle zu DATEV, mit der die offenen Posten abgeglichen werden. Da dieser Prozess manuell -bestenfalls alle 2 Tage- stattfindet, sind viele Rechnungen im ERP-System noch als „nicht bezahlt“ gekennzeichnet.

Lösung: Dank FLOWZILLA kann über die API eine Schnittstelle zwischen DATEV und dem ERP-System realisiert werden. Dadurch erfolgt täglich 2x ein automatischer Abgleich der offenen Posten und sobald eine Rechnung bezahlt ist, wird der Status im ERP-System auf „Gezahlt“ geändert.

Automatisierung im E-Commerce

Beispiel: Dropshipping im E-Commerce

Problem: Ein Online-Händler bietet viele seiner Waren im Dropshipping an. Ein Bestandabgleich erfolgt nur 1x täglich. Bestellt ein Kunde einen Dropshipping Artikel, durchläuft ein langer manueller Prozess. Unter anderem muss eine LieferantenBestellung ausgelöst werden. Diese Bestellung muss erst vom Lieferanten bestätigt werden. Oftmals passiert dies nicht am gleichen Tag. Ist der Artikel nicht lieferbar, muss der Kundenauftrag storniert werden und der Kunde darüber informiert werden.

Lösung: Mit FLOWZILLA wird eine Schnittstelle zum Lieferanten ERP-System hergestellt. Ein Workflow prüft bei jeder Bestellung den verfügbaren Bestand beim Lieferanten und versendet dem Kunden eine Auftragsbestätigung zu. Kann der Auftrag nicht bedient werden, wird der Auftrag storniert und der Kunde wird automatisch darüber informiert.

Tipps zum erfolgreichen Automatisieren von Prozessen

Bevor Du jetzt einfach losstürmst und Deine Prozesse automatisierst, beachte nachfolgende Tipps, damit Du eine erfolgreiche Automatisierung implementierst.

  • Mitarbeiter einbinden: Versuche nicht nur Prozesse auf Management Ebene zu automatisieren. Beziehe alle Beteiligten ein, die von der Automatisierung betroffen sind oder die täglich mit den Herausforderungen zu kämpfen haben.
  • Analyse ist entscheidend: Analysiere, welche Prozesse in Deinem Unternehmen für Automatisierung geeignet sind.
  • Klein anfangen: Starte mit einem einfachen Beispiel, um schnell Erfolge zu sehen und aus der Praxis zu lernen.
  • Das richtige Tool wählen: Der Erfolg der Automatisierung hängt von der richtigen Software ab. Wähle eine Lösung, die zu den Anforderungen Deines Unternehmens passt. Entscheide dich nicht immer für die günstigste Lösung, denn je größer die Workflows werden, desto höher werden auch die Kosten. Oft werden Limits bei API-Calls oder Datenmengen gesetzt, die schnell die geplanten Kosten unübersichtliche und nicht kalkulierbar machen.

Setzte auf ein Tool wie FLOWZILLA, denn dort gibt es keine Limits – und das nicht nur bei den Datenmengen. Ein Flow – ein Preis.

  • Ständig optimieren: Überprüfe regelmäßig, ob alles reibungslos funktioniert und wo Du Anpassungen vornehmen kannst. Automatisierung ist ein kontinuierlicher Prozess, der ständige Verbesserungen erfordert, um optimal zu funktionieren.

Fazit

Die Prozessautomatisierung ist ein wirkungsvolles Werkzeug, das Unternehmen hilft, schneller und genauer zu arbeiten, Zeit und Geld zu sparen. Mit der richtigen Umsetzung und ständiger Verbesserung können Unternehmen viele Vorteile erzielen und erfolgreich bleiben. Softwarelösungen wie FLOWZILLA bieten die nötige Flexibilität und Leistungsfähigkeit, um vielfältige Prozesse zu automatisieren und die Effizienz zu steigern. Die Zukunft gehört denen, die Automatisierung effektiv nutzen. Unternehmen, die diese Technologien frühzeitig und strategisch einsetzen, werden einen deutlichen Wettbewerbsvorteil haben und ihre Position am Markt stärken.

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