Eine Prozessmanagement-Software, auch als BPM-Software (Business Process Management Software) bekannt, ist eine spezialisierte Art von Anwendungssoftware. Sie wurde entwickelt, um Unternehmen bei der Optimierung, Überwachung und Steuerung der Geschäftsprozesse zu unterstützen. Diese Softwarelösungen spielen eine entscheidende Rolle bei der Effizienzsteigerung, Kostensenkung und der Verbesserung der Gesamtperformance von Unternehmen.

Automatisierung als entscheidender Vorteil

Der wichtigste Aspekt einer Prozessmanagement-Software ist die Automatisierung von Prozessen. Eine Prozessmanagement-Software wie FLOWZILLA ermöglicht es, manuelle und zeitaufwändige Aufgaben in automatisierte Prozesse umzuwandeln. Dies reduziert nicht nur die Arbeitsbelastung, sondern minimiert auch die Fehlerquote. Durch die Automatisierung können Unternehmen ihre Arbeitsabläufe straffen und schneller auf sich ändernde Anforderungen reagieren.

Kontinuierliche Optimierung der Geschäftsprozesse

Die Überwachung von Prozessen ist ein weiterer entscheidender Bestandteil. Eine Prozessmanagement-Software bietet oft Echtzeit-Dashboards und Berichtsfunktionen, mit denen Unternehmen den Status ihrer laufenden Prozesse verfolgen können. Dies ermöglicht es, potenzielle Engpässe oder Probleme frühzeitig zu erkennen und proaktiv Maßnahmen zu ergreifen.

Die kontinuierliche Verbesserung ist ein Schlüsselfaktor im Prozessmanagement, und die Software spielt dabei eine unterstützende Rolle. Durch die Analyse von Prozessdaten können Unternehmen Schwachstellen identifizieren und ihre Abläufe kontinuierlich optimieren.

Durch den Einsatz einer Prozessmanagement-Software können Organisationen agiler und wettbewerbsfähiger werden, da sie in der Lage sind, sich effektiver an sich ändernde Marktbedingungen anzupassen und ihre Betriebsabläufe zu optimieren.

Oft wird auch von einer Workflow-Management Software gesprochen, wenn es darum geht analoge Prozesse in intelligente, automatisierte Prozesse umzuwandeln.

1. Warum sollten Unternehmen eine Prozessmanagement-Software einführen?

Die Einführung einer Prozessmanagement-Software bietet Unternehmen eine Vielzahl von Vorteilen und spielt eine entscheidende Rolle bei der digitalen Transformation. In der Geschäftswelt kommt es nicht selten vor, dass Unternehmen ein schnelles Wachstum verzeichnen. Jedoch kann es bei einem Wachstum vorkommen, dass die internen Strukturen nicht das gleiche Wachstum verzeichnen können oder gar stagnieren. Dies kommt häufig bei KMU’s vor und stellt betroffene Unternehmen vor Herausforderungen, mit der die Wettbewerbsvorteile verloren gehen, da man noch auf alte und ggf. analoge Prozesse setzt. Daher ist eine Prozessmanagement-Software ein unverzichtbares Tool für jedes Unternehmen, das seine Geschäftsprozesse digitalisieren und optimieren möchte.

Workflow Tools wie FLOWZILLA bieten eine umfassende Lösung für die Modellierung, Automatisierung und Überwachung von Prozessen. Mit einer guten Prozessmanagement-Software können Unternehmen ihre Geschäftsprozesse effektiver gestalten und unmittelbar Zeit sparen sowie Kosten senken. Mit Lösungen wie FLOWZILLA lassen sich beispielsweise neue Softwarelösungen wie CRM, ERP oder HR-Tools problemlos in bestehende Systeme integrieren.

Wenn Unternehmen eine erfolgreiche Digitalisierung vornehmen wollen, ist es erforderlich, sich über die verschiedenen verfügbaren Optionen zu informieren. Dabei sollte sorgfältig abgewogen werden, welche Software am besten zu den Bedürfnissen des jeweiligen Unternehmens passt.

FLOWZILLA ist ein Teil der group24, einem 360° IT-Dienstleister und daher können wir Dich bei der digitalen Transformation begleiten. Täglich beraten unsere Consultants Unternehmen aus allen Branchen zu Themen wie ERP, CRM, Prozessautomatisierung, Cyber Security, Managed Services uvm.

2. Die Vorteile einer Prozessmanagement-Software

Eine gute Prozessmanagement-Software bietet zahlreiche Vorteile für Unternehmen. Sie unterstützt bei der effektiven Steuerung von Geschäftsprozessen und ermöglicht eine einfache Modellierung und Überwachung von Prozessen. Auch die Automatisierung von Aufgaben und die Integration in bestehende Systeme sind wichtige Funktionen, die eine gute Prozessmanagement-Software bieten sollte. Der wichtigste Vorteil für eine gute Workflow-Software ist, dass die Implementierung schnell erfolgen und bestehende Systeme nahtlos integrieren kann. Die Benutzeroberfläche muss intuitiv gestaltet und auf das Minimum reduziert sein, dass jeder Anwender damit umgehen kann. Neue Workflow-Softwarelösungen gehen noch einen Schritt weiter und bieten eine NoCode Lösung, sodass keine Programmierkenntnisse vorhanden sein müssen, um mit wenig Aufwand die ersten digitalen Prozesse abbilden zu können.

3. Funktionen und Features einer guten Prozessmanagement-Software

Eine gute Prozessmanagement-Software bietet zahlreiche Funktionen und Features. Dazu zählen beispielsweise ein Drag & Drop Editor zur Prozessmodellierung, mit denen sich nicht nur Abläufe visualisieren lassen, sondern gleichzeitig auch automatisierte Workflows erstellt werden können. Weil sich Prozesse nicht nur in einer Abteilung automatisieren lassen, sollte eine Business-Process-Management Software immer die Möglichkeit bieten, mehrere Benutzergruppen und einzelne User anzulegen.

Mit einem Rollen und Berechtigungssystem erleichtert die Software die Verwaltung von Zugriffsrechten für User und User-Gruppen, sodass sensible Daten nicht eingesehen oder verändert werden können.

Mit der Funktion „Process Throttling“ ist FLOWZILLA der einzige Anbieter im Bereich der Prozessmanagement-Software, mit dem sich die Parameter für den Datenfluss verändern lassen und das ohne künstliche Limits an Abrufen, Datenmengen, Anzahl von Dokumenten uvm. Kommt es doch einmal vor, dass in einem Prozess eine Aktion nicht erfolgreich durchläuft, ist es von Vorteil, wenn ein Workflow Tool ein detailliertes Log-File zur Verfügung stellt. Nur so lassen sich schnell die Problemstellen identifizieren und Fehler gehören der Vergangenheit an.

4. Einsatzmöglichkeiten von Prozessmanagement-Software in Unternehmen

Als Unternehmen gibt es viele Aufgaben und Geschäftsprozesse zu managen. Hier kommt die Prozessmanagement-Software ins Spiel. Diese bietet zahlreiche Funktionen, um die Prozesse effektiv in allen Abteilungen eines Unternehmens wie im HR-Bereich, Vertrieb, Marketing, interne IT, Finanzbuchhaltung, Lager, Administration oder der Produktion.

Mit einer Prozessmanagement-Software können Unternehmen sich ein digitales Ökosystem erschaffen, weil Systeme untereinander kommunizieren können. Daten und Dateien werden überall hin migriert und eine redundante Datenpflege eliminiert.

Besonders für größere Unternehmen ist eine gute Prozessmanagement-Software unverzichtbar, um den Überblick über alle Geschäftsprozesse zu behalten und diese stetig weiterzuentwickeln.

5. Wie wählt man die passende Prozessmanagement-Software aus?

Wenn es darum geht, die passende Prozessmanagement-Software auszuwählen, gibt es einige wichtige Faktoren zu berücksichtigen. Zunächst sollte man sich über die eigenen Anforderungen im Klaren sein und eine Liste mit den wichtigsten Funktionen erstellen, die das Tool bieten muss. Dabei sollten alle relevanten Aufgaben im Bereich des Prozessmanagements abgedeckt werden. Es ist auch wichtig, darauf zu achten, dass das gewählte Tool gut in bestehende Systeme integriert werden kann und einfach zu bedienen ist.

Es gibt zahlreiche Anbieter auf dem Markt für Prozessmanagement-Software, aber die Auswahl des richtigen Produkts hängt jedoch stark von den individuellen Bedürfnissen eines Unternehmens ab. Unternehmen aus der D-A-CH Region sollten auf eine Software-Lösung setzen, die DSGVO-Konform ist mit Serverstandort EU, besser noch in Deutschland. FLOWZILLA ist nicht nur Made in Germany, sondern bietet Dir mit Serverstandort Deutschland auch den größtmöglichen Schutz.

Berücksichtige bei der Wahl einer Workflow-Management-Software Punkte wie Service, Support und Updates. Wenn es doch unverhofft zu einem Fehler oder Problem kommt, soll es möglichst schnell gelöst werden, ohne stundenlang in einer Warteschleife zu hängen.

Ein weiterer Aspekt bei der Wahl einer geeigneten Suite ist auch der Kostenfaktor und der Return on Investment (ROI), den das Unternehmen durch die Nutzung einer solchen Software erhofft. Die Kostenstruktur sollte transparent sein, dass Du immer genau weißt, welche Kosten monatlich bzw. jährlich auf Dich und Dein Unternehmen zukommen.

6. Integration der Prozessmanagement-Software in bestehende Systeme

Wenn ein Unternehmen sich für eine Prozessmanagement-Software entscheidet, ist es wichtig zu wissen, wie diese in bestehende Systeme integriert werden kann. Es ist Ratsam Key-User zu definieren, die das größte Knowhow in der Einführung von Systemen haben, im Umgang mit einer Prozessmanagement-Software bestenfalls erste Erfahrungen sammeln konnten und sich intensiv mit den Funktionen des Tools auseinandersetzen. Die Key-User dienen nach erfolgreicherer Implementierung intern als Ansprechpartner und können User und User-Gruppen schulen.

Um eine reibungslose Integration zu gewährleisten, sollten die Geschäftsprozesse des Unternehmens möglichst genau und mit Prioritäten definiert werden, sodass die wichtigsten Prozesse zuerst aufgesetzt und automatisiert werden können.

Renommierte Anbieter auf dem Markt bringen schon viele Schnittstellen zu den gängigsten Softwarelösungen im Standard mit und auch schon vereinzelte Standardprozesse. Aber wie sieht es aus, wenn es doch mal über den Standard hinaus geht? Dann ist es wichtig auf einen Partner zu setzen, der sein Workflow-Tool für die Entwicklung neuer Konnektoren so standardisiert hat, dass eine Implementierung in kürzester Zeit stattfinden kann.

7. Welche Kosten entstehen bei der Nutzung einer Prozessmanagement-Software?

Die Kosten für die Nutzung einer Prozessmanagement-Software können je nach Anbieter, Funktionsumfang, Unternehmensgröße und anderen Faktoren erheblich variieren. Es ist wichtig zu beachten, dass die Kosten nicht nur aus Lizenzgebühren bestehen, sondern auch Implementierung, Schulung, Anpassung, Wartung und eventuelle Integrationen umfassen können. Nachfolgende Faktoren können die Kosten beeinflussen:

Lizenzgebühren: Viele Prozessmanagement-Softwarelösungen erfordern eine Lizenzgebühr, die oft pro Benutzer oder pro Organisation berechnet wird. Die Kosten können je nach Funktionsumfang und Skalierbarkeit variieren.

Implementierungskosten: Die Implementierung der Software erfordert Zeit und Ressourcen. Unternehmen, die nicht viel Zeit und vor allem keine Ressourcen haben, setzen gerne auf die Expertise von Consultants. Die Consultants kennen oftmals die Fallstricke einer Einführung und berücksichtigen spezifische Bedürfnisse des Unternehmens für eine Integration mit bestehenden Systemen.

Schulungskosten: Damit Mitarbeiter die Prozessmanagement-Software effektiv nutzen können, ist eine Schulung immer von Vorteil. Auch wenn viele Lösungen bereits auf eine NoCode Basis setzen, gibt eine Schulung die Möglichkeit die Software mit dem vollen Potenzial auszuschöpfen. Schulungskosten können sowohl für die Erstschulung als auch für die Schulung neuer Mitarbeiter entstehen.

Anpassungskosten: In einigen Fällen möchten Unternehmen die Software an ihre spezifischen Anforderungen anpassen. Dies kann zusätzliche Kosten für die Anpassungen oder Entwicklung von Funktionen und Schnittstellen bedeuten. Hier ist es Ratsam sich ein Angebot mit den voraussichtlichen Kosten einzuholen.

Wartung, Support und Updates: Nach der Implementierung fallen regelmäßige Wartungskosten an. Dies beinhaltet Aktualisierungen, Fehlerbehebungen und den technischen Support. Manche Anbieter berechnen eine jährliche Wartungsgebühr, die einen bestimmten Prozentsatz der Lizenzgebühren ausmachen kann. Bei den SaaS und iPaaS Lösungen sind Wartungskosten als auch Updates oftmals in den Lizenzgebühren bereits enthalten.

Skalierbarkeit: Die Fähigkeit der Software, mit dem Wachstum des Unternehmens zu skalieren, kann die Kosten stark beeinflussen und schnell nicht kalkulierbar werden. Viele Anbieter stellen eine Vielzahl an Nutzungspaketen bereit. Ist das Volumen in dem Nutzungspaket aufgebraucht kommen extra Kosten auf ein Unternehmen zu. Daher ist es Ratsam auf Lösungen wie FLOWZILLA zu setzen, die eine transparente und kalkulierbare Kostenstruktur haben.

Cloud-basierte vs. On-Premise-Modelle: Cloud-basierte Lösungen erfordern in der Regel eine monatliche oder jährliche Abonnementgebühr. Häufig lassen sich bei Jahresabonnements Kosten von bis zu 25% sparen. Bei On-Premise-Modelle haben Unternehmen möglicherweise höhere Anfangsinvestitionen, weil die vorhandene Hardware evtl. aufgerüstet werden muss. Neben den Kosten für die Hardware entstehen bei der On-Prem Lösung Kosten für Lizenzen und Wartungspakete, da Updates gesondert aufgespielt werden müssen.

Es ist ratsam, im Vorfeld eine gründliche Bedarfsanalyse durchzuführen, um die spezifischen Anforderungen des Unternehmens zu verstehen. Ein Vergleich verschiedener Anbieter, eine genaue Kalkulation der Gesamtkosten über einen bestimmten Zeitraum und das Klären von Lizenz- und Vertragsbedingungen sind entscheidend um Überraschungen in Bezug auf Kosten zu vermeiden.

8. Erfolgsfaktoren für eine effektive Implementierung einer Workflow-Management Software

Die erfolgreiche Implementierung einer Prozessmanagement-Software erfordert sorgfältige Planung, klare Zielsetzungen und die Einbindung der relevanten Stakeholder. Folgende Faktoren, sind von Bedeutung bei einer Einführung:

Klare Zielsetzungen definieren: Setze klare und messbare Ziele für die Implementierung der Workflow-Management-Software. Dies könnte die Steigerung der Effizienz, die Verbesserung der Prozessqualität, die Kosteneinsparung oder die Einhaltung von Compliance-Vorschriften umfassen.

Bedarfsanalyse durchführen: Verstehe die spezifischen Anforderungen Deines Unternehmens. Führe eine gründliche Bedarfsanalyse durch, um festzustellen, welche Funktionen und Eigenschaften für Euch am wichtigsten sind.

Stakeholder einbeziehen: Involviere alle relevanten Stakeholder frühzeitig in den Implementierungsprozess. Dies umfasst Mitarbeiter, Führungskräfte, IT-Abteilung und andere, die von der Software beeinflusst werden könnten. Die Unterstützung ist entscheidend für den Erfolg!

Klare Kommunikation: Stelle sicher, dass die Kommunikation über die Einführung der Prozessmanagement-Software klar, transparent und regelmäßig erfolgt. Kläre die Vorteile und den Nutzen für die verschiedenen Teams und Abteilungen.

Gute Schulung: Biete umfassende Schulungen für die Benutzer der Software an. Dies umfasst nicht nur die Schulung im Umgang mit der Software selbst, sondern auch die Vermittlung von Kenntnissen über die neuen Prozesse und Arbeitsweisen.

Pilotprojekt durchführen: Starte mit einem Pilotprojekt, um die Software in einer begrenzten Umgebung zu testen, bevor sie im gesamten Unternehmen implementiert wird. Dies ermöglicht es, Schwachstellen frühzeitig zu erkennen und Anpassungen vorzunehmen.

Flexibilität und Anpassungsfähigkeit: Wähle eine Prozessmanagement-Software, die sich flexibel an die Bedürfnisse Deines Unternehmens anpassen lässt. Die Fähigkeit zur Skalierung und Anpassung ist wichtig, um auf zukünftige Veränderungen reagieren zu können.

Change-Managementumsetzen: Implementiere ein effektives Change-Management, um den Widerstand gegen Veränderungen zu minimieren. Kläre die Vorteile der neuen Software und zeige, wie sie die tägliche Arbeit der Mitarbeiter vereinfachen und die Belastung reduzieren kann.

Unterstützung durch das Management: Das Engagement und die Unterstützung des Managements sind entscheidend. Führungskräfte sollten die Bedeutung der Prozessmanagement-Software betonen und aktiv an der Umsetzung teilnehmen.

Eine effektive Implementierung von Prozessmanagement-Software erfordert daher nicht nur technisches Know-how, sondern auch eine ganzheitliche Herangehensweise, die Menschen, Prozesse und Technologie gleichermaßen berücksichtigt.

9. Probleme und Herausforderungen bei der Einführung von prozesstreibenden IT-Systemen

Bei der Einführung von prozesstreibenden IT-Systemen können verschiedene Probleme und Herausforderungen auftreten, die Unternehmen vor große Hürden stellen. Anbieter müssen sorgfältig ausgewählt werden, um sicherzustellen, dass die Prozessmanagement-Software alle notwendigen Funktionen bietet und den Anforderungen des Business entspricht.

Die zwei größten Herausforderungen sind jedoch zum einen der Widerstand gegen Veränderungen, da oft gesagt wird „Never Change a running System“ bzw. „Haben wir schon immer so gemacht“. Mitarbeiter können Widerstand gegen Veränderungen zeigen, insbesondere wenn neue Technologien oder Arbeitsweisen eingeführt werden. Der Fehler liegt oft in der Kommunikation, da nicht klar kommuniziert wird, dass es nicht darum geht den Arbeitsplatz zu eliminieren, sondern vielmehr zu optimieren und die freigewordene Zeit für wertschöpfendere Tätigkeiten zu nutzen. Die zweite große Herausforderung ist die Datenvalidität. Viele Systeme und in jedem System nur minimalistisch gepflegte Daten haben zur Folge, dass Daten vorerst mühsam aufgearbeitet werden müssen. Aber auch hierbei kann eine gute Prozessmanagement-Software Abhilfe schaffen, weil Daten automatisiert angereichert und aktualisiert werden können.

Letztendlich ist es wichtig unter Berücksichtigung aller Probleme und Herausforderungen, dass Unternehmen den Kosten-Nutzen-Faktor im Blick behalten. Eine gute Prozessmanagement-Software ist für jedes Unternehmen unverzichtbar und verursacht „keine Kosten“ sondern muss vielmehr als Investition in die Zukunft des Unternehmens gesehen werden.

10. Fazit: Warum eine gute Prozessmanagementsoftware unverzichtbar ist

Eine gute Prozessmanagement-Software ist unverzichtbar für jedes Unternehmen, das seine Geschäftsprozesse optimieren und effizienter gestalten möchte. Mit einer solchen Software können Sie Aufgaben automatisieren, Ihre Prozesse besser organisieren und verwalten sowie den Workflow verbessern. Die Funktionen und Features einer guten ProzessmanagementSoftware sind vielfältig und bieten eine breite Palette an Werkzeugen zur Unterstützung von Geschäftsprozessen. In Zeiten des Fachkräftemangels lassen sich stupide und wiederkehrende Aufgaben automatisieren, sodass die freigewordene Zeit für wichtige Aufgaben genutzt werden kann, um Unternehmen einen Wettbewerbsvorteil zu verschaffen.